Obwohl das System für die dezentrale Erfassung von Lehrveranstaltungen konzipiert ist, können Sie selbstverständlich auch zentral, etwa für einen Bereich oder für mehrere Lehrstühle Daten eingeben, sofern Sie die entsprechend erweiterten Schreibrechte besitzen. In diesem Fall würden eine Vielzahl von Räumen und Personen in den Listen auf dem Erfassungsformular erscheinen. Um das zu umgehen, werden Ihnen bei der Eingabe für einen anderen Lehrstuhl dort keine Auswahlmenüs für Dozenten und Räume, sondern normale Eingabefelder angeboten, in die Sie die jeweiligen Namen eingeben müssen. Das System untersucht beim Abspeichern Ihrer Daten, ob die Personen oder Räume existieren bzw. korrekt geschrieben wurden. Falls z.B. mehrere Personen mit dem angegebenen Namen existieren, dann werden Ihnen diese zur Auswahl angeboten und Sie können sich die richtige aussuchen.
Beachten Sie, dass bei der Angabe von Namen die übliche Konvention gilt: entweder zuerst der Vorname gefolgt vom Nachnamen, oder aber zuerst der Nachname und dann, durch Komma getrennt, der Vorname. Da Ihnen aber bei Uneindeutigkeit ein Auswahlmenü angezeigt wird, können Sie sich die Arbeit dadurch erleichtern, daß Sie im Zweifelsfall nur den Nachnamen angeben und dann die richtige Person auswählen.